איך להעביר לקוח עצמאי חדש מרואה חשבון אחר ולהישאר בחיים!

מעבר של לקוח מרואה חשבון מייצג אחד לאחר הוא דבר נפוץ אבל לא תמיד פשוט. אז מה צריך לעשות כדי שהמעבר יהיה מהיר, יעיל וללא תקלות? איך מתמודדים עם מקרים בהם רואה החשבון הקודם מסרב להעברה ואיפה בכל זה משתלבת האתיקה המקצועית? הכנו לכם Check list עם טיפים חשובים שיעזרו לכם להתמודד עם המעבר במקצועיות ובמהירות!

בין אם פתחתם תיק עצמאי או שאתם בדרך, כדאי שתפנימו שהשלב הראשון ואולי החשוב ביותר שתתמודדו איתו הוא – גיוס לקוחות חדשים. ההגדרה עונה גם ללקוחות שמויוצגים וגם לאלה שלא מיוצגים ברשויות המס על ידי רואה חשבון, יועץ מס או מנהל חשבונות כלשהו אלא עשו הכל בעצמם, ואם זה המצב כנראה שנעשו טעויות אז צפו פגיעה ;).

לרוב, לקוחות חדשים לא יהיו לקוחות ״בתולים״ (לא מיוצגים ברשויות המס) אלא סביר להניח שמישהו אחר כבר מנהל להם את התיק. הצלחתם לשכנע את הלקוח לעבור עליכם? מעולה, אתם חצי רגל בפנים. עכשיו רק נשאר לבצע את ההעברה מול רואה החשבון השני.

תחתום לי פה, פה ופה: פונים רשמית לרואה החשבון הנוכחי לצורך העברת התיק
במידה וללקוח הפוטנציאלי כבר יש מייצג, כמייצגים העתידיים עלינו לפנות אליו לצורך קבלת אישורו בטרם תחילת תהליך ההעברה והעבודה השוטפת. בשלב זה חשוב להדגיש כי אישור שיומצא על ידי הלקוח כי אין לרואה החשבון הקודם התנגדות לא ייחשב כהסכמה.

כללי האתיקה המקצועית מנחים אותנו כי יש לפנות בכתב לרואה החשבון הקודם ולבקש את הסכמתו לחילוף (נוסח מכתב שחרור רואה חשבון). תקנות אלה אמנם חלות על רואי חשבון ומתייחסות למתן שירותי ראיית חשבון (ביקורת), אך יחד עם זאת כחלק מהנורמות המקובלות במקצוע, נהוג לפנות לצורך קבלת אישור גם במקרים בהם מדובר בשירותי הנהלת חשבונות, דוחות שנתיים לעצמאיים הניתנים על ידי יועצי מס ומנהלי חשבונות.

אם אפשר, רק דף חלק: כך תקלטו לקוח חדש בתחילת שנת המס
ככלל עדיף לקבל לקוח בתחילת שנה על אף שמדובר בפריבילגיה, מכיוון שיהיה אידיאלי להתחיל שנה חדשה ונקייה ללא “קצוות פתוחים” מרואה החשבון הקודם. 

מה הכוונה בתחילת השנה?
בין החודשים ינואר-פברואר, מכיוון שכך נעשה כבר הדיווח בגין נובמבר-דצמבר (בוצע עד ה-15 לינואר על ידי רואה החשבון הקודם), ולפני דיווח ינואר-פברואר (בהנחה שהלקוח מדווח דו חודשי), שיבוצע עד ה-15 למרץ על ידכם.

2 דגשים שחשוב לזכור במקרה כזה:

• ״סגירת קצוות״ – במידה ודוחות השנה הקודמת טרם הוגשו, יש להבין מול הלקוח מי יהיה זה שיגיש אותם ומה הוסכם בזמנו. יתכן והתשלומים השוטפים של הלקוח בשנה הקודמת כללו את הדוח השנתי ולכן על הרואה חשבון הקודם לבצע זאת. אם לא סביר להניח שאחריות הכנת הדוח תעבור אליכם תמורת שכר טרחה נוסף כמובן.
• ״וידוא הריגה״ –  טופס 126 וטופס 856. אם הלקוח העסיק עובדים או ניכה מס במקור לספקים (בדרך כלל בגין שכירות) יש לדווח עד 31 במרץ (לרוב ישנה אורכה נוספת). הדיווח הזה הינו באחריות רואה החשבון הקודם כחלק משכר הטרחה ששולם לו ולכן יש לוודא זאת בעת המעבר. אופציה נוספת היא לקבל את הקבצים הנ”ל לצורך הדיווח ולבצע זאת בעצמנו.

חילוף לפני המחצית: 8 הפעולות הנדרשות להעברת לקוח בצורה מוצלחת במהלך שנת המס
יש לכם לקוח פוטנציאלי שהחילוף מרואה החשבון הקודם ייעשה במהלך השנה?
אלו 8 הפעולות שעליכם לבצע להעברת התיק בצורה מקצועית ומהירה:

1. מאזן בוחן או דוח רווח והפסד מפורט
   יש לבקש מרואה החשבון הקודם דוח רווח והפסד מפורט (מאזן בוחן), שמפרט את כל הסעיפים שנרשמו עד המעבר או לחילופין לקבל קובץ גיבוי מתוכנת הנהלת החשבונות של רואה החשבון הקודם ולקלוט אותו. לשם כך יש לבדוק את סוגי התוכנות ולקבל תמיכה מבית התוכנה. חשוב לציין כי האפשרות הראשונה עדיפה וקלה יותר ליישום שבה מוסיפים את הנתונים בצורה מרוכזת לתוכנה או מאחדים את 2 הדוחות בעת עריכת הדוח השנתי לאותה שנה.
   
2. קלסרי הנהלת חשבונות
   יש לקבל את כל הקלסרים בגין שנת המעבר שיכללו את תיעוד הפנים וחוץ, דיווחי מע”מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי, ניכויים וטפסי 101 במידה והלקוח מעסיק עובדים.
   
3. תיק קבע
   יש לקבל את קלסר הקבע של הלקוח המכיל דוחות שנים קודמות, הצהרות הון ותכתובות עם המוסדות.
   
4. הפרשי מע”מ (יתכן גם בקבלת לקוח בתחילת שנה)
   יש לבדוק שאין הפרשי מע”מ שנדחו לדיווחים הבאים. לעיתים כתוצאה מהחזרי מע”מ גבוהים נוטים רואי חשבון לדחות מע”מ תשומות לדיווחים הבאים ובשל כך יש לבדוק כי הדבר מופיע במאזן הבוחן או בוצע לכך רישום ידני אשר יש לקחת בחשבון בדיווח הבא שיעשה אצלכם.
   
5. ניכוי במקור
   במידה ומדובר בשנה הראשונה לפתיחת התיק סביר שיש ללקוח ניכוי מס במקור ולכן יש לבדוק אם ישנם ניכויים במקור מלקוחות שטרם קוזזו מהמקדמות השוטפות.
   
6. שע”מ
   בטרם ייקלט הייצוג שלכם או במידה ואתם עדיין לא מחוברים למערכת שע”מ רצוי לבקש מהרואה חשבון הקודם דוחות משע”מ (שאילתא 134 ושאילתא ESNA) המציג את מצב החשבון במס הכנסה ואת פירוט הדיווחים שבוצעו למע”מ עד אותו דיווח.
   
7. עובדים
   במידה והלקוח החדש מעסיק עובדים, יש לקבל קובץ גיבוי מתוכנת השכר ולקלוט את הנתונים אצלכם או לחילופין לקבל את כל תלושי השכר שהופקו מתחילת השנה ולהזינם ידנית לתוכנה.
   חשוב מאוד לזכור כי עובדי הלקוח נותרו אצל אותו מעסיק (הלקוח שלכם) ולכן חלה החובה שנתוני השכר מתחילת השנה ומשנים קודמות לרבות ותק, צבירת חופשה, מחלה וכדומה יוכנסו לתוכנה שלכם.
8. דוח שנתי
   יש לקבל דוח שנתי לשנה קודמת לרבות טפסי פחת, הפסדים מועברים, נספח ג’, נספח ד’ וכל טופס שצורף לדוח השנתי של שנה קודמת.

ביצעתם הכל כמו שצריך? מזל טוב על הלקוח החדש וקדימה ללקוח הבא!

דוגמא למכתב שחרור רואה חשבון

אהבתם את המאמר? פרגנו לנו בלייק